Antes de iniciar toda la gestión documental de un sistema de gestión integrado ISO 9001 14001 45001, se debe definir primero la estructura de los documentos que van a ser parte del sistema de gestión. Es por esto que lo primero que realizamos es un procedimiento de “CONTROL GENERAL DE DOCUMENTOS”, el cual estructura y define los siguientes puntos en relación a la gestión documental, que son los siguientes:
- Definir la documentación que conformará el sistema de gestión integrado como pueden ser:
- Manual del sistema de gestión integrado.
- Procedimientos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud del trabajo.
- Instructivos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud del trabajo.
- Formularios de registros de calidad, medio ambiente, seguridad y salud del trabajo.
- Plan de prevención de riesgos y medio ambiente.
- Estructura de forma y fondo de elaboración de documentos en base a:
- Estructura ortográfica, tipo de letra, tamaño, títulos, interlineados, portada, desarrollo del contenido, modificaciones, etc.
- Como se controlará la documentación, según:
- Codificación, rotulación, responsables de elaboración y aprobación, entre otros.
- Listados maestros de documentos internos, externos y formularios de registros.
- Control de copias controladas con su identificación única.
- Definir los registros que tendrá el sistema de gestión integrado obligatorios que son:
- Informes de auditoría interna.
- Informes de auditorías externas.
- Actas de revisión por la dirección.
- Acciones correctivas y su implementación.
- Revisiones de solicitudes, cotizaciones o contratos con clientes.
- Listado y evaluación de proveedores.
- Sugerencias y reclamos de clientes.
- Otros.
- Definir los registros técnicos obligatorios como lo son:
- Descriptores de cargo, calificaciones del personal, entre otros.
- Registros de los procesos internos de la organización.
- Identificación y evaluación de aspectos ambientales.
- Identificación y evaluación de riesgos.
- Investigación de incidentes o accidentes.
- Plan de emergencias.
- Registro de diseño.
- Registros del control de seguridad y salud del trabajo.
- Otros.
- Definir el control de cambios en los documentos según:
- Conducto regular de cambios en los documentos del SGI.
- Identificación de los cambios en el documento en sí, según estructura definida.
- Controlar los documentos externos como:
- Todo tipo de documentos externos que tengan relevancia en las actividades de la organización.
- Vigencia de la documentación de acuerdo a la última versión debidamente oficializada.
- Definir la estructura de codificación de la documentación para:
- Documentos.
- Procedimientos.
- Instructivos.
- Planes.
- Formularios de registro.
- Otros.
- Cuáles serán los diferentes estados de la documentación:
- Documento original.
- Copias controladas.
- Copias no controladas.
- Documentos obsoletos.
- Que documentos se deben mantener en los proyectos u otras instalaciones físicas de la organización.
Definiendo estos puntos recién comentados, podemos elaborar el primer procedimiento que del sistema de gestión integrados que podemos denominar P-SGI-01 “Control General de Documentos”.